由于美国国家环保局工作邮箱的内容过多，其中有些邮箱里有上百万封邮件，导致其向Office 365过渡面临障碍。
该局官员是在和Lockheed Martin以及微软合作，把25，000名员工的邮箱转到微软政府Office 365的过程中发现这一问题的。
Lockheed Martin的环境服务总监Lynn Singleton表示，“美国国家环保局希望尽快完成转移计划，但我不确定他们了解这其中的工作量有多大。”
2012年9月，Lockheed Martin正式启动这项工作，按美国国家环保局的要求，2013年初要完成主要的转移工作。Singleton表示，转移工作已于2013年2月的总统日假期完成了。该局使用Office 365后，未来四年合同期内将有望节约1200万美元。
美国国家环保局为转移工作做了很多前期准备，花了很大力气让员工们意识到转移工作的重要性，并处理了管理方面的事宜。但让人意想不到的是，很多超大邮箱的转移非常困难，这让环保局和Lockheed Martin都得重新思考如何开展下一步工作。
15年来，美国国家环保局的员工一直在使用IBM的Lotus Notes企业邮箱服务。由于局里对邮箱容量并无限制，因此并不要求对邮件进行删除和存档。有些邮箱里有上百万封邮件。Singleton说，总的来说，邮箱里有各种各样的信息，大约有90TB的数据。
最初，美国国家环保局希望把所有邮箱及所附带信息一并转移到云上。Singleton说：“但这对吞吐量的要求，仅仅从物理限制层面上看，我们就无法操作。”如果按原计划，那将有可能出现网络滞后问题。并且，项目团队认为他们用所选择的转移工具无法处理这么大数量的信息。Singleton说，“所以，我们想了各种各样的办法来解决这一问题。”
Lockheed Martin团队把邮箱根据大小分成小型、中型、大型和超大型四类，然后开始清理存档材料。超大型邮箱大约有700到1200个，因为大附件或其他原因，有些邮箱根本无法转移。因此，团队把超过一年以上的带有大附件和历史存档信息的邮箱统统删除。
除了邮件，转移工作还涉及与邮件有关的其他元素，如日历、空间和资源、群组、邮件和数据库，以及约4500个黑莓手机的转移。每项内容都需要用一个单独的转移工具进行处理。该团队用的转移工具来自Quest Software，现在该公司已成为戴尔的一部分。
Singleton说：“必须确保日历一直在更新，这也是个大问题”。转移邮件的群组又让问题变得更加复杂，“我们有16，800个群组需要转移。”
Singleton说：“我们进行了很多试点。”美国国家环保局的环境信息办公室同意作为试点案例，这也使得Lockheed Martin有机会把小部分用户转移到测试环境中。
为进行测试，Lockheed Martin开始了所谓的“差异化转移”，即IT团队把大量邮箱(第一批大约12000个)转移到多用户云上，只存储15天的邮件。然后再把剩下的保留了15天邮件的邮箱转移过来，但不开启服务。这让团队在总统日假期完成转移之前有时间检查邮箱可能出现的问题。
这个办法减少了需要转移的邮箱的数量，“而且小批试点也让大规模转移工作的结果比较好预测，这对我们的成功起了很大作用。”Singleton表示。
对于那些想尽快完成邮件转移的机构来说，Singleton建议，经理们要充分意识到实际的转移过程要比预想的复杂得多。不要以为向云计算转移只是一次简单的商业投标。一定要考虑到，相关的工作惯例、工程技术工作和流程等都对成功转移至关重要。通常来说，机构的经理们都没有意识到转移筹备工作的工作量之大。
译自：2013年3月8日【美国】GCN网站 编译：工业和信息化部国际经济技术合作中心 陈芸芸
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