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8个简单高效小技巧助你事半功倍

2014-02-20 10:53 来源:中国日报网

你需要管理超负荷的信息量吗?一些简单小技巧可以帮助你,在工作中,个人以及社会生活中高效应对大量信息。

现在就告诉你怎么做。你需要一些系统方式来帮助你让所有事情保持在正常轨道上。一旦你将一个可以信赖的系统安装到位,你就可以松口气了。以下是八个简单高效的小技巧。

1.养成列表的习惯

列表对于管理超负荷信息来说,至关重要。列表可以有很多种形式。比如,密码列表、阅读清单、目标列表等等。你所要的信息都可以加到一个或者一些表上。

你甚至可以创造一个列表,来让所有其他列表有序。比如说,你可以有一个“列表的列表”,一个用来工作,一个家用。表格可以以文字为主,也可以增加一些视觉信息。

2.创建并管理参考资料

在工作时需要查阅一些参考资料,像价格表和操作手册。同样,在家也要有参考资料。家用参考资料可能包括汽车的保单资料和安保系统的操作手册等。

3.将长长的表格和文件夹按照A-Z排列

需要一个方法来排列那长长的表格和资料夹。最简单的整理方式是按照字母顺序。你也可以按照时间顺序来整理。可能也会两种排列方式兼用。

举个例子,如果正在电脑上整理工作资料,那么可以按照年份创建一个新的文件夹,然后按照月份创建子文件夹,或者按照不同客户来创建。

4.将旧资料或者过时不用的资料归档

决定好什么时候你会将不再需要的资料归档,既要存在电脑里,又要打印出来。你可以选择每年归档一次。不过,每月资料归档一次更为有效。

如果你选择每月整理一次,最好计划在在每个月的最后一个工作日的什么时间。

5.创建工作和家用备忘录

如果有很多的打印资料,那么就需要一个备忘录文件。备忘录是一些按照时间标记的文件夹,每个文件夹对应一个月里的每一天。将资料放在将来需要使用的那天的文件夹中,这样你就可以在那一天处理这件事了。可以分别创建工作和家用备忘录。

6.高效处理电子邮件

计划时间统一回复邮件,或者马上回复,回复要尽可能的短。每天检查邮件不要超过三次。

7.定期休息一下,以免被压垮

定期休息不仅能让你保持头脑清醒,还能帮你减压。

8.把每天、每月、每年的事项按照优先次序排列好

如果你无法看到事情的优先次序,你将感到不知所措,被超负荷信息量压垮。在月初,创建一个优先次序表,可以帮助你完成诸多目标。

在每天开始的时候,排好你任务的优先次序。做当务之急的事情。例如,如果今天你需要为董事会做一个销售报告,那么这就是你今天最优先要做的,邮件可以等你完成了报告之后再查阅。

(来源:中国日报网 信莲 编辑:王思宁)

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编辑: 王思宁 标签: 效率
 
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