保定市理工中等专业学校党政办公室
保定市理工中等专业学校党政办公室通过总结经验、创新理念、提升品质，以“规范化、精细化、特色化、个性化”为抓手，在圆满完成各类会务服务任务的基础上，逐渐形成了会务服务“两转变、三创新、三部曲”的“233”会务管理模式，不断打造会务品牌，高水平服务职业教育特色发展。
一、实现“两转变”，优化会务服务意识
从抓办会人员思想认识入手，按照“两个转变”工作思路，优化会议服务意识。
一是变被动服务为主动服务。通过工作人员换位思考，让会议组织更加精准到位。针对不同类型、不同规模和不同主题的会议，秉持严谨负责、精益求精的态度，精心制定详细周全的会议方案。所有人员主动拾遗补漏，提高会议组织的效果和参会人员的满意度。
二是变单向执行为互动增效。积极主动地与各相关部门沟通协调，确保信息畅通和工作协同推进。通过多种渠道提前发送准确、清晰的会议通知，详细说明会议的时间、地点、主题、议程以及相关要求，同时附上必要的参考资料和温馨提示，及时收集反馈信息并加以改进。
二、推动“三创新”，提升会务服务品质
结合实地实情，以突出会议实效为目标，有效突破惯性思维定式，大胆创新，并形成长效机制。
一是会务组织创新。突出以参会者为中心的设计理念，根据参会者的不同身份、行业背景等，制定更加贴合需求的会务服务。将会务组织工作视为一个完整的系统，统筹规划，确保整体会务组织环环紧扣、严谨规范、形成品牌。组织会务团队参加相关的技术培训和创新理念学习，鼓励团队成员学习其他优秀会务组织的经验，拓宽视野。
二是制度建设创新。在处室外部制度建设方面，明确各职能部门和相关工作人员的事权与责任是制度创新的重点。明确各部门在办会中的职责，严格责任落实，形成长效机制。在处室内部制度建设方面，推行流程化管理是内部制度创新的有效方式。将办会过程分解成流程图，落实精细化管理要求。
三是细节管理创新。会议是由一系列细节组成的，细节处理水平直接决定办会质量。在会议用品方面，巧妙运用学校的宣传标志性用具，如定制带有学校Logo的水杯、笔、信笺、文件袋桌牌、电子屏幕等，力求做到重点突出、简洁明了、富有感染力，宣传语设计更是字斟句酌，通过细节彰显出学校独特文化和品牌形象。
三、奏响“三部曲”，规范会务组织程序
会前、会中、会后各有不同的工作重点，通过规范程序、形成范式，明确分工、协同推动，实现会务工作“规范化、精细化、特色化、个性化”目标。
一是会前深入调研、确定方案。精心拟订会议方案，认真做好具有特色和吸引力的会议背景设计，为会议的召开增添专业和庄重气息。例如，在“高端媒体看保定”会务承办中，会场选址巧思，布置在汽车实训中心，突出了我校职教办学特色、彰显了保定职业教育华彩篇章；在“职教活动周”“双选会”等重要活动举办中，搭舞台、营氛围、展技能，整体会务安排有创意、敢创新、尽展现代中职生风采，尽显学校高质量发展成果。同时，全力保障会议期间音响设备的清晰流畅、投影画面的高质量显示以及网络连接的稳定可靠。
二是会中流程顺畅、高效推进。严格按照预先制定的会议议程有序推进，合理分配时间，确保既不仓促也不拖沓。精心设计会议主持词，使其与会议主题、氛围和议程紧密结合，做到语言准确流畅、富有感染力。对于需集体决策的事项，严格遵循规定的程序和原则，在广泛讨论的基础上，科学分析和判断，最终做出公正、合理且具有前瞻性的决策。同时，加强对会议过程的监督和控制，及时发现和解决出现的问题。需要新闻报道的会议，提前通知有关新闻单位、上级主管部门和具体人。
三是会后整理总结、督办落实。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，留存详实资料。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。分析总结会务工作中的经验和教训，注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。对会议中形成的决策事项，建立跟踪落实机制，协调解决遇到的困难和问题，做好督办落实。
通过创新办会理念，着力打造优质会务品牌，我校在办会工作中取得了显著成效，为学校职业教育高质量发展提供了有力支撑，推动治理能力现代化水平不断提升。今后，将不断创新、持续发力，为学校特色发展提供更优质高效的服务。
